Fast Flow

ワークフローサービス

近年ITの進化によりヒト・モノ・コトの様々な情報が繋がることで、競争優位性の高い新たなサービスやビジネスモデルを実現できるようになりました。

また、ビジネスのデジタル化が進み、各企業はデータという資産を蓄積・分析できるようになり、その分析結果を経営意思決定に活用するようになりました。

 ワークフローサービスはその経営意思決定を助けるシステムであり、ビジネスのさまざまな分野で、すでに使用され始めています。

■ワークフローサービスとは

ワークフローサービスとは、ビジネスプロセスや業務フローを自動化、最適化、または改善するためのサービスです。

従来の手動プロセスと比べ、ワークフローサービスは作業の自動化と視覚化を提供し、効率と透明性が大幅に向上します。エラー率の低減、タスクの追跡容易性、チーム間のスムーズなコラボレーションを実現します。

ワークフローサービスが担うのは、

・自動化: 手作業によるタスクを自動化し、効率を上げる。
・視覚化: プロセスやタスクの流れを視覚的に表示する。
・トラッキング: プロジェクトやタスクの進行状況をリアルタイムで追跡。
・コラボレーション: 複数のステークホルダーが簡単に連携できる。
・柔軟性: ユーザーのビジネスニーズに応じてカスタマイズ可能。

この5点であり、的確かつスピーディーな真正承認フローを実施するための手助けをしてくれます。

■ワークフローサービスの機能

申請承認機能

申請承認管理は、組織内での各種申請、承認、および文書の管理を効率化するプロセスまたは機能です。この機能は特に、経費精算、休暇申請、契約書の承認など、多くのビジネスプロセスで不可欠です。

必要条件の設定をあらかじめ行っておくことで、いつでもほしい情報を抽出することができます。

自動ルーティング

申請書が自動的に次の承認者に送られます。
この機能により、申請がスムーズになり自動的に次のステージへ進みます。
一つの申請が完了すると、自動的に次の承認者にその申請がルーティングされ、メール通知やダッシュボードでのアラートが表示されます。

進捗追跡

申請の状況がリアルタイムで確認できます。
申請者や承認者が申請の状態をリアルタイムで確認することができるようになり、申請の問題点や遅延が生じるリスクを最小限に抑えます。

ルール設定

申請や承認に必要なビジネスルールを設定が可能です。
企業や組織固有のビジネスルールに基づき、申請と承認のフローをカスタマイズできます。例えば、特定の申請が一定額を超えた場合に追加の承認が必要など、柔軟に設定が可能です。

これらの機能により、申請承認管理をより効率的に安全に行うことができます。

■クラウド型ワークフローサービスとは

導入にあたり、クロスクラウドが推奨しているのがクラウド型です。クラウド型BIツールは、アカウント発行やユーザー登録のみで開始することが可能になるので、運用開始まで短期間で進めることができます。また、従来の自社専用機能のオンプレミス型では、サーバーとソフトウェア、両方の準備が必要となり、莫大な構築コストが掛かります。

また定期的にサーバー運用の保守・点検、サーバーのカスタマイズやバージョンアップなどが必要となり、自社にシステムエンジニアを用意していないとサーバー構築が困難となります。 
クラウド型では、サーバーは提供業者が管理しており、必要なのは、インターネット接続環境とPC、それと毎月の利用料です。

「インフラ構築不要」という強力なメリットがあるため、中小企業でも導入が進んでいます。