文書検索システムを導入するメリットは？システムの種類と用途を紹介

社内文書を活用するため、文書検索システムの導入が様々な企業で検討されています。
文書検索が可能なシステムには種類があり、用途や自社の業務に合わせて最適なシステムを選ぶ必要があります。
この記事では、文書検索システムの導入メリットや注意点、種類別の効果について解説します。

文書検索システムとは社内文書を活かすシステム

文書検索システムとは、社内にあるさまざまな文書を一元管理し、必要なときに取り出して活用できる便利なシステムです。
文書データや、紙文書をデータ化したものをデータベースに記録し、検索して取り出せる機能を提供します。

社内文書を最大限に活かすには、各種の異なる形式の文書を管理できることや、全文検索のできることがポイントになります。
情報共有を促進させるために、なくてはならないシステムといえるでしょう。

文書検索システムの種類と用途

文書検索システムは、各種の文書管理システムなどに搭載される形で提供されます。
各システムの種類と用途は次のとおりです。

Wikiは文書を効率よく作成・参照・共有するのに適しており、テキスト・画像・動画などあらゆるデータの参照には、エンタープライズサーチが適しているといえるでしょう。

文書検索システムの導入メリット

紙文書での情報管理や、画像情報がデータ化されないシステムを運用している場合、文書検索システムを導入することで情報を活用しやすくなります。
システムの導入メリットを4つ紹介します。

業務が効率化できる

特定の課題のために社内文書を活用したいとき、文書タイトルやカテゴリだけで区別・保管されている情報では、核心となる文書を探し出すのに時間がかかります。
全文検索の可能なシステムを導入すれば、知りたい情報が書かれている文書を瞬時に探し出せて、業務の効率化が可能です。

既存の紙文書や画像として保管していた文書も、OCRを用いてデータ化することで検索対象にでき、有効に活用できます。

ナレッジを共有できる

社内・外出先を問わず文書検索できることで、ナレッジを共有できます。
たとえば次のようなシーンがあるでしょう。

• 業務マニュアルを参照する
• 他部門の書類を閲覧して専門的なノウハウを知る
• 営業日報を共有して他の営業所のセールスに活かす

文書検索システムの導入によって、個々の社員のノウハウを社内に広めることができます。営業部門の場合は、顧客サービスの品質向上と一貫性の確保に役立つでしょう。

文書作成のムダをなくせる

文書検索を含む文書管理システムには、文書の使い勝手をよくする工夫があります。

• 更新履歴の管理
• 文書の重複防止
• 書式の統一による効率化
• 過去文書を流用した文書作成
• ミスによる上書きや紛失の防止

ワードやエクセルのファイルを管理する方法では、更新ファイルを次々と作成して管理が煩雑になりやすく、上書きや紛失などのミスが発生しやすいでしょう。
文書管理に特化したシステムでは、現在有効な文書と履歴を区別して管理できるため、文書作成のムダをなくせます。

コストを削減できる

文書検索システムを導入することで、文書を探し出す時間の短縮や、文書のミスをリカバリーする時間を軽減でき、人件費の削減と人材の有効活用につながります。

紙やコピー機のサプライ品、紙ファイル、キャビネットなどを削減でき、物理的なコストも削減可能です。
そのほか、ナレッジ共有によって営業やサポートによる顧客対応の時間が低減されるなど、コスト削減効果が大きいといえるでしょう。

文書検索システムの種類別の導入効果

文書検索システムの導入効果について、搭載システムの種類別に見てみましょう。
最新情報として検索拡張生成（RAG）についても解説します。

社内Wiki（ウィキ）

Wikiは特定のフォーマットにしたがって文書を容易に作成できます。
社内Wikiの導入によって、次のような作業の効率化が可能です。

• 業務マニュアルの作成・参照
• 日報の作成・参照
• 議事録の作成・共有
• テーマに対する意見の収集
• 社内規定の周知

情報を蓄積してナレッジベースができあがることで、教育やノウハウの共有に効果を発揮します。

エンタープライズサーチ

エンタープライズサーチを導入すれば、社内に存在するあらゆるデータを形式や保存場所に関係なく一元管理できるため、社内データを検索する時間とコストを大幅に削減できます。
資料を作成する際に、類似の文書をベースに新しい内容を加えるというような使い方が可能で、作業効率も向上します。

社内データを資産として有効に活用することで、企画・開発の分野ではプロジェクトの進捗を加速させ、商品・サービスを早期に市場に投入して業界をリードすることも可能です。
データドリブンな意思決定に必要なデータを収集できるでしょう。

【最新】検索拡張生成（RAG）

RAGは大規模言語モデル（LLM）を検索モデルと組み合わせることで、社内文書データを学習し、質問に対して自然言語による回答が可能です。

RAGが取り扱うデータを社内文書に限定することで回答の精度を確保できるため、一般の生成AIのような誤った回答を抑制できます。
エンタープライズサーチにRAGを導入すれば、社内の情報を組み合わせて創造的な回答を引き出すことが可能です。

グループウェア

グループウェアはチームワークを円滑にするシステムのため、導入によってコミュニケーションと情報共有が促進されます。
Web会議機能は、場所の制約なく議論や意思確認が可能です。外出先から参加できることや、事業所を越えた対話の可能な点がメリットといえるでしょう。

進捗管理や決裁などのワークフロー管理によって意思決定が迅速化します。
文書やワークフローの権限を管理することで必要な情報だけをやりとりでき、メールやSNSに比べて高いセキュリティを確保できます。

クラウドストレージ

クラウドストレージは社内のデータを安全に管理できます。
社内に物理的に置かれるデータがないため災害やアクシデントに強く、端末が壊れても機器を取り替えればすぐに作業に復帰できるでしょう。

どこにいてもクラウドを参照すればよく、データを端末から取り出して持ち運ぶ必要もありません。テレワークにも柔軟に対応します。
サーバーの保守はサービス提供者が対応するため、自社で保守にかけるコストを削減できます。

文書検索システム導入の注意点

文書検索システムを導入するにあたっての注意点は、一般的なDX導入で注意することと同様に、費用対効果や従業員の教育、情報漏洩対策などがあります。
それぞれについて改めて確認しておきましょう。

費用対効果を把握する

システムを導入する際には、初期費用・ランニングコスト・メンテナンスコストの正確な見積もりが必要です。
一方で、従来システムと比較して検索に要する時間がどの程度軽減できるか、情報共有によって削減可能なコストや見込まれる利益などを試算することも重要です。

導入時における費用対効果を高くするには、導入範囲や用途を明確にして、必要な機能を持ったシステムの選定・導入を検討しましょう。

従業員の教育が必要

従業員の誰もが文書検索システムを利用できるような教育が必要です。
業務で使用する文書の作成・更新・保管の仕方や、効率のよい検索方法、共有したデータを業務に活かす方法などの教育です。
そのほかセキュリティに対する認識・基本動作を確認する必要があります。

教育用資料の作成や運用ルールを策定して共有するほか、社内セミナー・勉強会・研修を実施して、体験の伴う学習機会を提供します。
個々の従業員が業務のノウハウをシステムに反映できる環境整備も重要です。

情報漏洩への対策を確認する

文書検索システムが情報漏洩に配慮がされているかを確認しましょう。

• 通信の暗号化
• 二段階認証に対応したログイン方式
• 文書やワークフローに対するユーザー権限設定
• アクセス履歴の保存
• 開発会社がISO/IEC 27001（情報セキュリティ）やプライバシーマークを取得している

そのほか、自社の運用のなかで情報漏洩につながるリスクが存在していないかについても確認が必要です。

文書検索システム導入のポイント

文書検索システムの導入を成功させるポイントとして、次のことが挙げられます。

1. 導入目的・用途に合っている
2. 全文検索による高い検索性を持つ
3. セキュリティ対策が十分
4. 費用対効果が見込める

社内データを最大限活用して業務効率化や創造的なビジネスにつなげる、という前提を忘れないように検討を進めることが、成功のポイントとなるでしょう。

まとめ

文書検索システムを導入すると、社内文書を最大限、活用可能です。
業務課題を解決するために必要な情報が社内に揃っていることも多く、文書検索によって効率よく探し出せれば、既存のノウハウを活用できます。

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