アナログな帳票を一括デジタル処理するAI-OCR

新型コロナウィルス感染症の世界的流行に伴い、多くの企業がテレワークに舵切りせざるを得ない状況になりました。
内閣府の調査によると、テレワーク導入の必須条件として「書類のやり取りの電子化」「ペーパーレス化」が挙げられます。

紙媒体を中心とした働き方では、当然「働く場所」に制約が生じてしまうからです。

かつて働き方改革で指摘された書類業務は、テレワークを妨げる要因の一つであり、パンデミックによるニューノーマルの下、我々は「紙に縛られない働き方」へと転換していく必要があるのです。

OCRという選択

ペーパーレス化のために避けて通れないのが、データ入力です。

人間であれば、紙に書かれた文字を目視で認識し理解することができますが、コンピューターはそうはいきません。
紙に書かれた文字をコンピューターで活用するには、デジタルデータ化せねばなりません。

つまりペーパーレス化のために、一字一字を読み取り、コンピューターに入力する作業が必要となるのです。もしもこれを人間が手作業で行えば、膨大な時間がかかり、当然ヒューマンエラーも多発するでしょう。

この解決策として有効なのが、「OCR」です。

OCRは、Optical Character Reader（またはOptical Character Recognition）の略で、スキャンされた画像やPDFファイルの中から、自動的にテキストを認識し、文字データとして変換する「光学文字認識機能」と定義されます。

OCRは人間に代わり、面倒なデータ入力を効率的に行ってくれる技術なのです。

 OCRの課題

実は、OCRは最新の技術ではなく、日本では1968年に「郵便番号制度」が導入されたこと切っ掛けに、郵便番号の読み取りと、自動仕訳を目的に開発された技術です。

従来のOCRは予め決まった書体しか読み取ることができず、各社さまざまなフォーマットのある納品書や請求書などのテキスト抽出には、限界がありました。

しかも例え納品書や請求書などの帳票から、正確にテキストデータを抽出できたとしても、OCRによる自動仕訳の正確性の問題で、業務効率化を実現するには至らなかったのです。

科目名や明細名は同一のものを指していても、各社その表記が異なることは多々あります。
これを仕訳し、統一の項目名として集約するなどという補正作業を、マンパワーにより行う必要があったからです。

現在OCRは、最新技術とAI（人工知能）を掛け合わせることで、文字認識精度が格段に向上し、手書きの文字さえも読み取れる高性能なAI-OCRへと進化しました。（文字認識率 約96％）

これは誤認識を学習するAIのディープラーニングにより、文字認識率を継続的に向上することができるからです。

また最近では、項目の記載位置が一枚一枚異なっているような「非定型帳票」にも対応できるAI-OCRも製品化されており、読み取り箇所を詳細に設定する必要がなくなり、あらゆる形式の帳票をAI-OCRが判断できるようになっています。

そして自動仕訳に関しても、AIにトレーニングデータとして必要な業界用語などを搭載させることで、OCR抽出後の項目仕訳が自動で補修されるようになり、人的作業が大幅削減され、ようやく業務効率化が実現されたのです。

AI-OCR導入を成功させるには

今まで書類作業に追われていた業務からすれば、AI-OCRは夢のような技術ですが、導入には最適なソリューションを選ぶことが大切です。

先程もお伝えしたように、AI-OCRは非定型帳票に対応しているか否かで、大きく分けることができます。
対象とする帳票に応じた、AI-OCR製品を選定する必要があるでしょう。

また既存システムや、今後導入予定のシステムとの連携は可能かなど、柔軟性を備えていることも重要なポイントです。

例えばRPAを導入する場合、作業の前工程をAI-OCR で行い、RPAとデータを連携させることも可能です。
使用頻度の高い機能がAPIとして用意されているなども、チェックすべきでしょう。

経理業務にAI-OCRを導入すると

数多ある業務の中でも、請求書に関する経理業務は、日本特有のビジネス習慣の非効率さが顕著に表れた業務と言えます。
デジタルで作成した帳票を、紙媒体でやり取りし、再びデジタルデータに置き換え処理・保存をしているケースが散見されるからです。

少子高齢化の進む日本では、多くの企業でこのようなノンコア業務への人材確保に頭を悩ませる状況が、年々深刻化することが予想されます。慢性的な人手不足と、業務プロセス効率化、両者の可能性を同時に見出せる手段は、恐らく「AI」の活用に他ならないでしょう。

例えば「正社員を1人雇用するために100万円かかる」と言われますが、もちろん採用コストのみにとどまらず、採用後の教育コスト、月々の給料など、かなりの人件費が発生します。

そして例えどんなに優秀な人材に育て上げたとしても、企業は退職するリスクを負わねばなりません。

経理業務は人間に任せるか、あるいはAI-OCRに任せるべきか。

Withコロナ・Afterコロナに、人類に求められる生産性とは「創造生産性」であり、「創り出す価値」を、いかに最大化させるかに注力せねばならない時です。

企業がイノベーションを起こし継続していくためには、AIができることはAIに任せ、企業は貴重な経営リソースをその「創造性」に割くべき時代なのです。

クロスクラウドのAI-OCR

クロスクラウドのAI-OCRは「完全カスタマイズ可能なDXクラウドシステム」です。

既存の提供型サービスでは満たすことのできないニーズに、細部まで対応できるシステム開発を低コストかつスピーディーにご用意することができます。

クラウド黎明期より、いち早くクラウド化を推進してきた見識と、豊富なWEB開発経験を以って、業務形態にフィットしたOCRを実現致します。

「導入したけれど使ってない」を徹底的に回避するべくカスタマーセントリックに取り組み、お客様のDXパートナーとして、持続可能な価値提供を行ってまいります。